Le Pôle a souhaité se doter d’une charte de déontologie afin que sa vie de cluster et les relations partenariales de ses membres, qu’ils appartiennent au monde académique de la recherche et de l’enseignement ou à celui de l’entreprise, puissent se développer  sur la base de règles communes de comportement, expression d’une solidarité indispensable au renforcement de la compétitivité internationale de tous et de l’attractivité de la région Ile-de-France.  A cette fin, il s’est inspiré du Code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil de la science et de la technologie du Québec ainsi que de la charte de déontologie de l’ANR.


Objet et champ d’application

1. La présente charte établit les principes d’éthique et les règles de déontologie des membres du Pôle, qu’ils soient membres ordinaires, membres d’honneur ou salariés, ci après dénommés « membres ».

2. Elle a pour objet d’établir les bonnes règles de comportement entre les partenaires du pôle, en particulier dans le respect du droit de la concurrence. Ce doit être le cas, par exemple, lors de la procédure d’évaluation des projets, au sein des comités thématiques, du Bureau exécutif ou du Conseil d’administration, ou encore, à l’occasion des contacts avec les financeurs éventuels.

3. Les personnes salariées ou mises à la disposition du Pôle exercent leurs fonctions dans l’intérêt général. En particulier, elles doivent prendre en compte la pluralité des organismes, établissements nationaux et entreprises et agir de manière impartiale et équitable vis-à-vis d’eux.


Principes généraux

4. Les règles de conduite énoncées dans la présente charte ne peuvent, à elles seules, décrire toutes les actions à éviter, ni énumérer toutes les actions à privilégier. Il appartient à chaque membre impliqué d’une manière ou d’une autre dans une activité du pôle, d’agir avec honnêteté et discernement, dans le respect des lois communes, en fondant son comportement sur le principe que ses décisions sont prises dans l’intérêt du pôle ainsi que sur le principe de confidentialité, qu’il s’agisse d’informations dont il a la primeur ou d’opinions exprimées lors de réunions d’évaluation.

La suite de ce texte traite principalement du comportement à adopter en cas de conflit d’intérêts, situation dans laquelle un membre du pôle peut se trouver dans l’impossibilité de respecter les règles ci-dessus. Par conflit d’intérêt on entend toute situation où un individu est amené à porter un jugement ou à participer à une prise de décision, dont lui-même pourrait tirer un bénéfice direct ou indirect dans le cadre de ses activités, ou encore à avoir connaissance d’informations, dont lui-même ou l’entité à laquelle il appartient pourrait tirer profit en les utilisant ou en les diffusant.

Cette notion de conflit d’intérêts peut être étendue, selon les cas, à un groupe d’individus, à un organisme, un établissement ou une entreprise.

Cela recouvre en particulier les cas suivants :

• évaluation d’un projet dans lequel sont impliqués le membre, ses collaborateurs proches ou une équipe de son laboratoire ou de son entreprise ;

• évaluation d’un projet qui, au plan économique, est concurrent d’un projet dans lequel sont impliqués le membre, ses collaborateurs proches ou une équipe de son laboratoire ou de son entreprise ;

• décision ou utilisation d’informations qui pourrait avantager le membre,  ses proches collaborateurs, une équipe de son laboratoire ou de son entreprise ; 

• décision ou utilisation d’informations qui pourrait désavantager un projet concurrent du projet dans lequel sont impliqués le membre, ses collaborateurs proches ou une équipe de son laboratoire ou de son entreprise.

D’une manière générale, la participation au pôle ne doit pas être utilisée pour acquérir, utiliser ou diffuser des informations, dans des conditions incompatibles avec l’éthique, en vue de développer sa propre activité, existante ou à venir.

En outre, le membre du pôle ne peut se servir de l’image du pôle sans l’autorisation expresse de la direction du pôle. Il ne peut pas utiliser sa qualité de membre comme un argument commercial.

Devoirs et obligations

Rigueur et intégrité

5. Les membres exercent leurs fonctions au meilleur de leurs aptitudes et de leurs connaissances, avec rigueur, assiduité, diligence et intégrité.

Discrétion

6. Les membres sont tenus à la confidentialité absolue à l’égard des faits ou des renseignements dont ils prennent connaissance dans le cadre de leurs fonctions et qui ont été déclarés comme « confidentiels » par les acteurs de ces faits ou les émetteurs de ces renseignements. D’une manière générale, les membres du pôle doivent faire preuve de réserve et de discrétion à l’égard de toute information reçue qui ne revêt pas un caractère public.

Neutralité et respect

7. Chaque membre s’engage à se comporter dans le respect absolu des autres membres et à s’abstenir de susciter ou de participer à toute querelle de nature personnelle, éthique, politique ou religieuse. Il s’engage à ne pas susciter ni participer à une discussion qui n’aurait pas pour objet exclusif des faits et données établis ou leur analyse.

Prudence

8. Les membres doivent faire preuve de prudence et prendre toutes les précautions nécessaires avant de communiquer des informations non publiques dans le cadre du Pôle.

Conflits d’intérêts

9. Les membres doivent éviter de se placer dans une situation de conflit réel, potentiel ou apparent, de nature pécuniaire ou morale, entre leurs intérêts personnels, l’intérêt du Pôle et de ses membres.

10. Tout membre de l’association appelé à connaître d’un projet de R&D dans le cadre d’une réunion d’un comité de pilotage thématique doit, sous peine de sanction, déclarer, si nécessaire en séance et en tout état de cause par écrit, au responsable thématique tout intérêt direct ou indirect susceptible de le placer en situation d’intérêt ou de conflit d’intérêt.

11. Tout membre de l’association appelé à participer à l’évaluation d’un projet de R&D doit au préalable, sous peine de sanction, déclarer par écrit au directeur général du Pôle et au responsable du Comité d’éthique du Conseil d’administration du Pôle tout intérêt direct ou indirect susceptible de le placer en situation d’intérêt ou de conflit d’intérêt. Il doit s’absenter durant toutes délibérations concernant ledit projet.

12. En cas de nécessité, le directeur général, en accord avec le responsable du comité d’éthique, prend toute mesure pour prévenir tout risque de prise illégale d’intérêts ou toute décision pouvant être assimilée à du favoritisme. Il les notifie par écrit. Cela pourra, notamment, consister à remplacer de manière ponctuelle la personne susceptible d’être concernée par de tels risques.

13. Tout expert et consultant extérieur au Pôle qui est sollicité pour examiner un projet doit signer une déclaration d’absence de conflit d’intérêts et un engagement de confidentialité.

14. Tout membre de l’association qui participe à un projet coopératif de R&D ne peut entreprendre, sous peine de sanction, une action concurrente au projet, de nature à le placer en situation de conflit d’intérêt économique avec un autre partenaire du projet, durant toute la durée du projet et les deux années qui suivent la fin du projet. 

15. Les membres du Pôle ne peuvent utiliser à leur profit ou au profit de tiers l’information confidentielle, inédite, non publique ou privilégiée obtenue dans l’exercice de leurs fonctions, à moins d’y être expressément autorisés par le Président du pôle.

16. En cas de question ou de doute sur un possible conflit d’intérêts, il appartient au membre concerné de contacter le directeur général et le responsable du Comité d’éthique du Conseil d’administration pour obtenir la réponse adéquate.

17. Pour éviter tout conflit d’intérêts, aucun contrat ni aucune autre forme de contribution financière ne peuvent être accordés par la direction du Pôle en vue d’obtenir les services d’un membre, à l’exception de l’allocation ou de la rémunération à laquelle le membre a droit dans le cadre de ses fonctions ou d’une mission spécifique (d’expertise par exemple) confiée par contrat, sous le contrôle du Comité d’éthique du Conseil d’administration.

18. Les membres ne peuvent solliciter ou accepter une faveur ou un avantage indu pour eux-mêmes ou un tiers.

L’après-mandat

19. Il est interdit aux membres élus, durant les deux années qui suivent leur fin de mandat, de divulguer une information confidentielle obtenue dans l'exercice de leurs fonctions antérieures ou d'utiliser à leur profit ou pour un tiers une information non accessible au public, obtenue dans le cadre de ces fonctions.
 

Mesures d’application

20. Le Président du Pôle est responsable de la mise en œuvre et de l'application du présent code. Il doit s'assurer que le code est connu de chaque membre et que ses principes d'éthique et ses règles de déontologie sont respectés par tous.

21. Tout membre du Pôle, qu’il représente l’organisme ou l’entreprise dont il relève dans les instances délibératives de l’Association ou qu’il participe à  l’une des instances opérationnelles de l’Association, s’engage à respecter la présente charte et la signe chaque année.

22. Tout membre du Pôle doit déclarer par écrit au directeur général du Pôle et au responsable du Comité d’éthique du Conseil d’administration, tout conflit d’intérêt potentiel ou survenant après son adhésion.
 

Sanctions

23. En cas de manquement aux principes d'éthique et aux règles de déontologie de la présente chartre, la direction du Pôle saisit le Comité d’éthique du Conseil d’administration pour agir envers les membres incriminés.

24. Les membres visés par une allégation de manquement aux principes d'éthique et aux règles de déontologie du présent code peuvent être relevés provisoirement de leurs fonctions par le directeur général du pôle qui en informe le Comité d’éthique du Conseil d’administration, afin de permettre la prise d'une décision appropriée dans le cas d'une situation urgente ou dans un cas présumé de faute grave.

25. Le Comité d’éthique du Conseil d’administration fait part au membre du manquement reproché ainsi que de la sanction qui peut lui être imposée et l’informe qu'il peut, dans les sept jours, lui fournir leurs observations et, s'il le demande, être entendu sur le sujet.

26. Sur conclusion qu'un membre a contrevenu aux principes d'éthique et aux règles de déontologie due la présente chartre, l'autorité compétente lui impose une sanction.

27. La sanction imposée est la réprimande ou l’exclusion. Elle doit être écrite et motivée. Toute exclusion doit être rendue publique sur le site internet de l’Association.