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1- Introduction
1.1 Rappel de la mission confiée au groupe de travail
Le Pôle Medicen Paris Region a souhaité qu’une charte collaborative soit proposée aux partenaires du Pôle afin de faciliter l’organisation et la conduite de projets ambitieux pluri-partenariaux regroupant centres de recherche académique, PME et grands groupes ; l’adhésion à des règles communes étant un gage de réussite dans l’ambition de Pôle à renforcer la compétitivité internationale de ses entreprises et contribuer à l’attractivité de la région Ile-de-France.
Dans la rédaction des recommandations organisationnelles ci-dessous a donc présidé la recherche de l’efficacité, l’objectif étant de faciliter et d’accélérer l’obtention de résultats exploitables par les partenaires industriels aux projets, et de la simplicité, privilégiant la souplesse de décision dans le respect des contraintes propres à chaque partenaire.
Les membres du groupe de travail sont parfaitement conscients de la grande variabilité des projets et consortia qui pourront être établis et retenus pour financement dans le cadre du Pôle Medicen Paris Region et ont donc choisi d’établir des recommandations sur le bases de bonnes pratiques internationales en matière de partenariat public – privé.
1.2 Recommandations et principes généraux
Lors de la phase préparatoire et de contractualisation des projets, l’importance d’une optimisation des délais afin de ne pas pénaliser les PMEs, ainsi que d’une transparence dans la gestion des conflits d’intérêts a été soulignée. Le rôle du coordinateur industriel dans la phase préparatoire est déterminant. Il lui est recommandé en particulier de s’assurer que les directions dont relèvent les porteurs de projet ont bien été sollicitées, tant sur les apports scientifiques et matériels à la réalisation du projet que sur les aspects inhérents à la propriété intellectuelle.
Afin de garantir le maintien de délais acceptables et non pénalisants, il est également recommandé que les experts en valorisation des institutions académiques et les spécialistes PI /juristes des industriels soient impliqués le plus tôt possible et se coordonnent avec les opérationnels afin de garantir le maintien de délais acceptables et non pénalisants. Il est enfin recommandé que les partenaires académiques se coordonnent et désignent un mandataire expérimenté pour les représenter dans le cadre des négociations (agissant bien évidemment dans le respect des accords inter- organismes existants) ; de même que les partenaires industriels pourront être représentés par un chef de file (le coordinateur).
Dès lors que le projet est accepté pour financement (i.e. programme scientifique et budget définis, term sheet négocié), l’établissement et la signature du contrat entre les partenaires ne devraient pas excéder un délai de 4 mois maximum.
Pour la gouvernance et le management des projets, le choix des structures devra privilégier la manageabilité des projets et la souplesse de décision, tout en préservant une représentation équitable entre les partenaires.
En matière de propriété industrielle et d’exploitation, la définition des règles communes visera à renforcer la compétitivité industrielle, tout en assurant les droits des partenaires non exploitants (EPST, EPSTI, Universités, AP-HP, Ecoles,...) à la traçabilité de leurs innovations et au juste retour financier en cas d’exploitation (directe ou indirecte).
La présente charte pourra faire l’objet de modifications en fonction du retour d’expérience lié à son application.
2- Gouvernance du projet financé
A toutes fins utiles, il est rappelé que la structure de gouvernance de chaque projet est autonome et indépendante de la structure de gouvernance du Pôle Medicen Paris Region. Le lien avec le Pôle se fera au travers du coordinateur.
2.1 Structure
La structure de gouvernance du projet comprend classiquement un niveau exécutif, représenté par un Comité de pilotage (Board) et par le Coordinateur, et un niveau opérationnel, constitué d’un ou plusieurs Groupes de travail (Task Forces). Pour certains projets, les partenaires pourront décider de se réunir en assemblée.
2.2 Coordinateur
Le Coordinateur est le chef de file industriel, tel qu’identifié dans la proposition déposée auprès du Pôle. Il a la responsabilité du management du projet et joue un rôle d’interface avec le bureau exécutif du Pôle, les financeurs et les partenaires au projet.
2.3 Comité de pilotage
Le Comité de pilotage est composé des modérateurs des Groupes de travail et du Coordinateur. Le Comité de pilotage peut être à géométrie variable selon l’ampleur des projets (pour les projets impliquant moins de 6 partenaires, le Comité de pilotage est constitué d’un représentant de chaque partenaire). Le Comité de pilotage a un rôle décisionnel dans la limite du contrat (budget et plan initial), étant entendu qu’aucune responsabilité ou charge supplémentaire ne pourra être imposée à un partenaire sans son consentement. Son champ d’action inclut
- l’orientation, la réorientation du projet sur proposition des Groupes de travail
- la préparation des décisions (à soumettre aux partenaires dès lors que celles-ci impliquent des amendements contractuels)
- la coordination des activités des Groupes de travail
- la coordination des activités de valorisation (publications, protection, exploitation)
- la validation des informations produites par les Groupes de travail avant communication aux financeurs via le coordinateur
- la proposition aux partenaires de solutions en cas de dysfonctionnement, y compris la mise en demeure de la partie défaillante
2.4 Groupes de Travail
Les Groupes de travail sont constitués en tant que de besoin, en fonction de l’organisation du projet (en sous unités de programme) et de la taille du consortium. Chaque Groupe de travail est composé de représentants (scientifiques) des partenaires participant à la sous-unité de programme. Les Groupes de travail jouent le rôle de plate-forme d’échange (informations, résultats, matériels,…), et de suivi du sous-programme (validation des résultats obtenus, révision du sous-programme,…).
Leur rôle :
- Garantir la bonne exécution de la sous-unité de programme
- Alerter le Comité de pilotage via le coordinateur en cas de délais d’exécution / problème technique
- Proposer au Comité de pilotage la réorientation éventuelle du projet
- Examiner, valider ou faire des recommandations sur les projets de publication/ protection des résultats
- Mettre en œuvre les décisions/ recommandations du Comité de pilotage
2.5 Règles de décisions :
Il est recommandé que les décisions soient prises à l’unanimité dans un esprit de recherche collaborative et dans le respect de chaque partenaire.
3- Propriété Intellectuelle
3.1 Connaissances antérieures, gestion des apports, mise en commun de moyens
Il est recommandé aux partenaires que leurs apports respectifs soient définis de façon substantielle au démarrage du projet. Il s’agit de tout type d'apports (intellectuels, savoir faire, brevets, licences, capacité industrielle, plate-forme, matériels, outils, financiers, ...).
Il est également recommandé une traçabilité des échanges de matériel au sein du consortium (au moyen de MTA- accord de transfert de matériel, par exemple). Pour faciliter ces échanges, un MTA type peut être élaboré par le consortium. Les partenaires peuvent également utiliser leur propre MTA sous réserve que les dispositions de celui-ci ne soient pas contraires aux dispositions en matière de propriété industrielle du contrat de consortium qui sera établi par les partenaires au projet.
L’art antérieur de chacun des partenaires reste sa propriété exclusive.
Sauf cas particulier (contraintes de tiers), chaque partenaire met à disposition gratuitement son art antérieur, qui aura été préalablement identifié dans une liste positive, pour les besoins du projet.
Toute utilisation ultérieure (à l’échéance du projet) de l’art antérieur fait l’objet d’un accord séparé entre les partenaires concernés, qui définit les termes et conditions d’utilisation et/ou d’exploitation commerciale.
3.2 Résultats/ brevets
La prise de brevet et la protection industrielle (PI) doivent être considérées comme une priorité pour tous les projets. En tant que telle la PI devra être considérée comme un délivrable. Le consortium devra s'assurer qu'il met en place les moyens nécessaires à cette priorité.
3.2.1. Propriété
Les partenaires sont propriétaires ou co-propriétaires des résultats et droits de PI correspondants, en fonction de leur contribution inventive au sens des lois de PI et de leurs apports financiers.
Dans l’hypothèse où le projet viserait à la création d’une structure juridique nouvelle, à qui l’entière propriété des résultats serait cédée, il est recommandé de prévoir une rétrocession des droits sur les propriétaires initiaux (grant back) en cas d’abandon ou de non exploitation effective des résultats.
3.2.2 Protection
Les décisions relatives à la protection des inventions réalisées dans le cadre du projet seront prises par les propriétaires, après avis du Coordinateur/Comité de pilotage. Les déposants s’engagent à prendre en compte l’avis du Comité de pilotage et le cas échéant du/des exploitants futurs.
Dans le cas de PI partagée, il est recommandé l’établissement d'un règlement de copropriété, conférant notamment à l’un des co-propriétaires un mandat de gestion et définissant, le cas échéant, les règles en matière d’exploitation.
La prise en charge des frais de brevet par les co-propriétaires se fera au pro-rata des parts de co-propriété, étant entendu que ces frais pourront être entièrement supportés par l’exploitant exclusif. Les licences exclusives ou non exclusives de PI partagée seront co-signées par les copropriétaires sur tout territoire.
3.2.3 Publication
Les projets de publications seront soumis pour avis aux partenaires via le coordinateur. Le comité de pilotage pourra mettre en place un comité de lecture avec délais de réponse raisonnable (généralement 30 jours) pour vérifier que la publication envisagée ne contient aucune information confidentielle et/ou résultats du projet pouvant faire l’objet d’une protection au titre de la propriété industrielle. Il est important que la procédure de revue des publications qui sera mise en place puisse garantir que la valeur scientifique de celle-ci est préservée.
Le nom des auteurs cités sur toute publication fera l’objet d’un accord conjoint entre les Partenaires.
3.2.4 Usage et exploitation commerciale des résultats
Il est recommandé que
- l’exclusivité des droits d’exploitation soit assortie d’une clause de développement effectif
- l’accès aux résultats non-brevetés soit libre et gratuit pour tous les partenaires au projet pour leurs propres besoins de recherche interne, sous réserve des intérêts légitimes, notamment commerciaux, des partenaires propriétaires desdits résultats.
- En cas d’exploitation d’un résultat, breveté ou non, un juste retour financier soit garanti au(x) copropriétaire(s) ne pouvant pas directement exploiter (EPST, EPSTI, Universités, AP-HP, CLCC etc.)
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